Kåre Hagen har den senere tid investert i et hypermoderne og fremtidsrettet IKT-løsning.
Dette vil sammen med etablering av et sentralt prosjektstøttesenter gjøre selskapet i stand til å kunne tilby komplette prosjektstyringsløsninger til markedet. Denne investeringen inneholder en nytt dokumentstyrings- og arkiveringssystem, prosjekthotell-løsning samt en ny serverdriftsplattform.
Dokumentstyrings- og dokumentarkivsystem
Basisfor Kåre Hagen AS sine dokumentstyrings- og dokumentarkiveringsrutiner er programvaren Corporate 360 levert av Software Innovation. Dette er et moderne system som bygger videre på de kjente systemene DocuLive og ProArc fra samme leverandør. Løsningen baseres på heldigital dokument- og arbeidsflyt hvor papirdokumenter/brevpost scannes inn ved vårt prosjektstøttesenter og legges ut på arbeidsflyt til saksbehandlerne. En slik løsning gjør at man har full kontroll med saksbehandlingen fra A til Å i hele prosjektet. Noen av fordelene med en slik løsning er videre som følger:
- Rask og effektiv tilgang til og distribusjon av saksdokumenter.
- Full kontroll på saksbehandlingen gjennom etablerte rutiner for logging og overvåkning av dokument- og arbeidsflyt.
- Reduksjon av tid som går med til "papirflytting", all saksbehandlig skjer elektronisk.
- Full versjonshåndtering og historikk av dokumenter finnes i systemet.
- Ensartet og gjenkjennelig format på dokumentene gjennom bruk av definerte malsett.
- Automatiske verslingsrutiner i systemet ved passering av definerte tidsfrister i saksbehandlingen.
- Enkelt for andre saksbehandlere å følge opp andres ansvarsområder ved fravær o.l. da alle dokumenter og korrespondanse ligger tilgjengelig for prosjektets deltakere.
- Muligheter for å rettighetsstyre sesitiv informasjon i systemet.
Prosjekthotell
Integrert med dokumentstyrings- og dokumentarkivsystemet Corporate 360 har Kåre Hagen gruppen under etablering en prosjekthotelløsning levert av samme leverandør. Et prosjekthotell er et felles digitalt lagringsområde for dokumentasjon og informasjonsdeling tilgjengelig for alle aktører i et prosjekt. Tilgang til prosjekthotellet skjer via internett. Følgende funksjonalitet og fordeler for prosjektet oppnås blant annet med en slik prosjekthotelløsning:
- Effektiv dokumentdistribusjon og informasjonskanal.
- Kontroll på alle dokumenter/filer på ett felles lagringssted.
- Tilgang via internett gjør tilgangen uavhengig av tid og sted, så fremt man har en internettforbindelse.
- Rimelig, sikker og fleksibel måte å lagre alle prosjektdata på fra alle aktører.
- Enkelt windowsbasert brukergrensesnitt.
- Kvalitetssikret struktur på dokumenthåndteringen.
- Versjonshåndtering av dokumenter i prosjekthotellet.
- Mulighet for tilgangsstyring/rettighetstyring til dokumenter etter behov.
- Varslingstjeneste ved oppdatering/nytt innhold i prosjektrommet.
- Skalérbar lagringsløsning etter behov.
- Enkel og oversiktlig prisstruktur.
- Kan tilby aktørene digitalt prosjektarkiv på DVD/CD-rom ved prosjektslutt.
IKT-driftsplattform
Vår server og lagringsdriftsløsning blir levert av TeleComputing Norway as som en ASP-løsning. Denne løsningen er basis for drift av alle applikasjoner vi bruker i det daglige. Med denne løsningen oppnår vi blant annet følgende fordeler:
- 100 % skalérbar driftsløsning mht. lagringsbehov og dataprosessingkapasitet.
- Tynn klient løsning basert på Citrix. Sikrer at alle data er lagret sentralt, slik at ingen data kommer på avveie.
- Denne løsningen er lite ressurskrevende i forhold til datakommunikasjonslinjer.
- Høy grad av sikkerhet oppnås gjennom kontinuerlig oppdaterte og overvåkede antivirus/spam systemer samt rutiner for data back-up.
- Tilgang til oppdaterte kontorstøtteprogrammer etter behov.
- Høy grad av tilgjengelighet og fleksibilitet til applikasjoner og data uavhengig av tid og sted.
- Bærbare PC’er til brukerne øker fleksibiliteten ytterligere.
- Multifunksjonsenhet med stor kapasitet i vårt prosjektstøttesenter effektiviserer dokumentprodusjonen og bidrar til høykvalitetsutskrifter og rapporter.